Aspettando l'estate viterbese - Parlano i ragazzi che lavorano dietro le quinte di Caffeina per far sì che dal 27 giugno al 6 luglio tutto funzioni nei minimi dettagli

“La cosa più difficile? Gestire Filippo Rossi”

Caffeina – Valeria Evangelistella

Caffeina – Giuseppe Berardino

Caffeina – Carlotta Caroli

Caffeina – Andrea De Angelis

Caffeina – Vanessa Sansone Ecco la macchina di Caffeina Ecco la macchina di Caffeina Ecco la macchina di Caffeina Filippo Rossi nella sede di Caffeina

Viterbo – “La cosa più difficile? Gestire Filippo Rossi” (gallery).

La sensazione è quella di entrare in una grande famiglia i cui membri, come nei risvegli mattutini delle pubblicità, sono indaffarati e corrono a destra e a manca senza nemmeno guardarsi. La scena di una catena di montaggio umana in cui ognuno sa esattamente cosa fare e come farlo.

Stressati. Appanicati. Accaldati. Ma soprattutto appassionati. Sono i ragazzi che lavorano dietro le quinte di Caffeina per garantire la riuscita della manifestazione in programma dal 27 giugno al 6 luglio

Si tratta di Valeria Evangelistella, Giuseppe Berardino, Carlotta Caroli, Monica Bartocci, Vanessa Sansone, Paola Pieragostini, Andrea De Angeli e i tanti ragazzi che si dedicano anima e corpo a curare i dettagli del festival.

Sono loro l’essenza di tutto. Il vero motore. Quel lavoro silenzioso per curare i più piccoli dettagli e incastrare gli innumerevoli eventi in programma. Proprio loro passano giornate intere nella sede di piazza Unità d’Italia. Vivono e ravvivano con la loro energia quel posto che ha tanto l’aria di un comune ufficio.

All’ingresso, aleggia un’enorme scritta “Caffeina”. La stanza è divisa da separé con le postazioni per i computer. Poi ce c’è un’altra con due scrivanie e su una parete tre enormi lavagne fitte di scritte coi giorni della manifestazione e gli ospiti che ne faranno parte.

Davanti a un computer c’è Valeria Evangelistella. 28 anni, taglio di capelli asimmetrico, grossi occhiali con la montatura nera, jeans e canotta. Ha iniziato come volontaria nel 2011 e ora è lei che si occupa dell’organizzazione del programma di Caffeina. “Si vede che sono piaciuta a quei due matti là“, dice Valeria scherzando con lo sguardo verso Filippo Rossi e Andrea Baffo.

Per lei, le responsabilità sono aumentate nel tempo. “Ci sono almeno quaranta eventi al giorno da gestire – racconta -. La stesura del programma va di pari passo con il lavoro del grafico. Il problema principale a pochi giorni dall’inizio è la rifinitura della bozza finale. I cambiamenti arrivano di continuo e dobbiamo eliminare qualsiasi errore”.

Il lavoro non finisce qui. “Ogni giorno parliamo con le case editrici per farci mandare un paio di copie dei libri da dare ai moderatori e contattiamo i giornalisti locali e non per proporre le interviste. Poi c’è da gestire le schede tecniche degli artisti che fanno spettacoli e concerti”.

Sono tre le persone che si occupano di coordinare la segreteria con Valeria. Durante il festival diventano cinque. Il risultato è raccolto in un libricino di una quindicina di pagine. “Per fare questo pezzo di carta – dice Valeria stringendo il programma di Caffeina – lavoriamo come matti. A volte mi sveglio alle 4 di mattina con l’ansia di aver dimenticato di chiamare qualcuno durante il giorno. Oppure mi chiedo quando arriveranno certi libri. Vivo con il telefono. Spesso parlo al cellulare, ho sotto altre chiamate e, in contemporanea, mi squilla il fisso. E’ il panico”.

Difficile è anche gestire gli imprevisti. “Capita che gli artisti facciano dei ritardi mostruosi oppure disdicano all’ultimo. Sono cose che ci buttano giù perché uno fa tanto. Alla fine, però, cerchiamo di recuperare”. Poi ci sono gli artisti con le loro stranezze. “Il più ingestibile – continua Valeria – è Sgarbi. Non tanto per colpa sua. Fa milioni di cose e capita di non sapere dove sia a un minuto dall’inizio dell’evento. Ormai lo conosciamo, è fatto così”.

L’impegno di Valeria per la riuscita del festival è massimo. “Non stacco mai il cervello. Lavoro undici ore al giorno e durante la manifestazione anche di più”. Un pizzico di rimpianto per non vivere Caffeina in prima persona c’e. “Ormai è dal 2012 che non la vedo perché sto qui in sede. Prima di allora mi sembra che era carina, anzi, mi dicono che c’era pure un sacco di gente – ironizza -. Ogni giorno penso di smettere, ma poi mi rendo conto dei risultati e tutto passa”.

Accanto a lei c’è il 35enne Giuseppe Berardino che si occupa di raccogliere i fondi. “Contatto enti, imprese e fondazioni. Con me, ci sono dieci ragazzi che battono a tappeto la città per fare delle proposte. Si va dal tabaccaio alla Vodafone. L’operazione di marketing è facile con chi capisce l’importanza di Caffeina, anche se, in questo periodo, la crisi spinge i commercianti e le aziende a non investire. Le imprese viterbesi, che collaborano con noi e che sono circa 150, hanno fatto tanto e fanno tanto per il festival. Un supporto che non capita nelle altre città”.

A incidere c’è anche la tecnologia. “Con la crescita della pagina Facebook, abbiamo richieste di sponsorizzazioni che vanno dalla scuola di traduzione online al rivenditore di caffé”. Giuseppe è a contatto con realtà differenti. “Adesso lavoro gomito a gomito con la Peroni. E’ interessante vedere la loro professionalità – dice con entusiasmo -. Sono anche molto settoriali, nel senso che c’è chi si occupa della parte commerciale, chi del museo Peroni che sarà all’interno del villaggio Caffeina e chi gestisce il settore marketing per la cura del marchio”.

Sono sei anni che Giuseppe vive questa avventura. Per lui Caffeina lascia il segno. “Ogni anno perdo nove chili – scherza -. E’ una fatica gigante. La mia famiglia lo può confermare. Vivo, però, per questa cosa perché è una vera soddisfazione“.

L’ufficio stampa è curato, invece, dalla 32enne Carlotta Caroli. “Coordino una decina di fotografi che ogni sera girano la cittadella per fare foto da pubblicare sul sito. Organizzo le interviste coi media partner che quest’anno sono La 7, Radio Monte Carlo e Tusciaweb”.

Sono in cantiere anche delle novità. “Non vogliamo fare dei comunicati con la sola cronaca delle serate. Per questa edizione, pensiamo di scrivere dei pezzi di colore per raccontare gli aneddoti degli autori. Ora c’è da pensare alla brochure con la descrizione di tutti gli eventi in programma, alla rassegna stampa che porto avanti con una ragazza che lavora nell’ufficio milanese e all’aggiornamento del sito. Il lavoro, insomma, non manca”.

La giornata è completamente assorbita da certe attività. “Spesso – dice Carlotta – è sfiancante. Tutto si concentra sulla manifestazione che senti un po’ tua e per la quale dai tutto. L’unica volta che in questi giorni non ho pensato a Caffeina, è stato quando mi si stava allagando la casa dopo che si era rotto un tubo dell’acqua in quella di sopra – racconta Carlotta con un sorriso -. Per il resto, il cervello à sempre là, ma il prodotto finale ripaga di tutta la fatica”.

Ogni anno la squadra di Caffeina cresce e si aggiunge un pezzo. Quest’anno è toccato ad Andrea De Angelis, volontario di 37 anni, entrare a farne parte. I ragazzi dello staff lo definiscono “una salvezza” per essersi messo a disposizione in un momento critico dell’organizzazione. E’ lui a gestire la logistica. “Ho conosciuto il gruppo in occasione del festival di Pienza e subito ho capito che volevo collaborare – spiega Andrea-. Mi sono occupato della realizzazione degli spot pubblicitari per La 7 e per Radio Monte Carlo. Ho coordinato le luci, l’attrezzatura e la fotografia del backstage”.

La riuscita del festival spinge i ragazzi ad andare avanti ogni giorno. “L’impatto iniziale – aggiunge Andrea – è stato tremendo. Sono stato travolto da un vortice di emozioni, ma subito dopo mi sono sentito in famiglia”.

Viaggi, spostamenti, ristoranti e pernottamenti sono in mano a Vanessa Sansone. “Faccio le proposte di viaggio agli ospiti – spiega Vanessa – che possono prevedere solo lo spostamento o includere anche la cena e il pernottamento. Il costo medio va dai 270 ai 350 euro”. Vanessa deve tenere conto di ogni esigenza. “C’è stato un ospite che non voleva viaggiare sui treni regionali. In quell’occasione, però, si trattava dell’unica soluzione possibile. Alla fine l’ho spuntata io – dice con una punta di soddisfazione -. Sono testarda quando mi ci metto”.

Anche per Vanessa l’entusiasmo è tanto. “Ho scoperto che gli autori più famosi sono anche quelli più amorevoli. Spesso, nell’invitarli a tornare, si ricordano di noi e ci fanno le feste. E’ˆ un riscontro positivo. Sono tante le tipologie di persone con cui ho a che fare, dal vip al ristoratore e sono tutte esperienze molto positive. Mi piace tanto organizzare e lavorare dietro le quinte per far funzionare tutta la macchina. E’ vero, è difficile e stressante, ma la solidarietà che si è creata tra di noi e il risultato finale ripagano di ogni cosa”.

Caffeina è molto altro, però, e i ragazzi che lavorano dietro le quinte si occupano anche di coordinare otto autisti, sette addetti alla biglietteria e i volontari affidati agli ospiti. Quelli che lo staff definisce “gli angeli custodi” che seguono gli artisti dall’arrivo a Viterbo alla partenza. Poi c’è da capire il posizionamento dei palchi, individuare le uscite di sicurezza, risolvere il problema dell’impatto acustico e decidere dove mettere i bagni chimici.

In ogni edizione, poi, vengono stesi chilometri di cavi elettrici e creati 19 nuovi allacci di corrente straordinari. C’è un’intera cittadella da gestire con più di venti piazze e trenta vie. Ma non solo. Da considerare, ci sono anche le esigenze di chi in quello spazio ci vive: dall’espositore, all’ospite, per arrivare ai residenti e ai commercianti.

Un’impresa che non è nulla  in confronto a quella che tutta la squadra di Caffeina condivide con estremo spirito di solidarietà. “La cosa più difficile? Gestire Filippo Rossi… La creatività di Filippo Rossi – precisano in un secondo momento -. Lui parla, parla ed espone le sue idee come fosse una valanga che ti travolge. A noi, spetta di organizzarle e di realizzarle… quando è possibile”.

Pippi